Qui détient les pouvoirs au sein d’une association ?

Les administrateurs possèdent en vertu de la loi sur les compagnies les pouvoirs nécessaires à la poursuite et à la réalisation des objets inscrits dans les lettres-patentes de l’organisme.

En effet, selon les auteurs de droit corporatif et selon la jurisprudence, l’ensemble des administrateurs possède tous les pouvoirs ou presque relatifs à l’administration des affaires de l’organisme et à son fonctionnement. Au plan pratique, il revient donc aux administrateurs de prendre la presque totalité des décisions relatives à la gestion des affaires et les orientations de l’association.

Ces pouvoirs ne sont cependant pas accordés aux administrateurs individuellement mais plutôt au conseil d’administration dans son ensemble.

Il est donc nécessaire de rappeler que les administrateurs qui exercent au sein de l’organisme les fonctions de président, de secrétaire ou de trésorier n’ont pas en soi plus de pouvoirs que ceux qui n’ont pas de fonctions particulières. Les personnes exerçant ces fonctions ne doivent jamais oublier qu’ils ne peuvent prendre des décisions liant l’organisme à moins d’y avoir été expressément autorisés par le conseil d’administration ou encore à moins que les politiques et les règlements de l’organisme ne leur permettent de le faire. Le conseil délègue des pouvoirs d’administration et de gestion à la direction.

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 Les règlements généraux : la responsabilité de l’assemblée générale ou du conseil d’administration ?

Même si la loi permet à un conseil d’administration de déléguer ses pouvoirs à certains de ses membres ou même à un comité exécutif, il ne peut toutefois pas leur céder celui d’adopter les modifications à ses règlements généraux, puisque ce dernier pouvoir relève exclusivement de lui.

En application de cette règle, il est nécessaire de rappeler que des modifications aux règlements généraux d’un organisme ne peuvent être soumis aux membres réunis en assemblée générale à moins d’avoir au préalable été adoptées par son conseil d’administration.

Le conseil d’administration se donne les politiques administratives nécessaires à son bon fonctionnement .

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Qu’en est-il vraiment au niveau des conflits d’intérêts ?

Il importe de préciser en premier lieu que la notion de conflits d’intérêts est limitée à son aspect financier et pécuniaire. Le nouveau Code Civil du Québec comporte toutefois des dispositions très précises en cette matière. Il stipule qu’un administrateur ne peut profiter de sa position pour en tirer des avantages financiers personnels, utiliser les informations qu’il reçoit dans l’exercice de ses fonctions à des fins personnelles et utiliser les biens de l’organisme pour ses fins propres. Cependant, il ne lui interdit pas, contrairement à une croyance largement répandue, de conclure des contrats avec l’organisme. Il lui impose en semblables circonstances de dévoiler sa situation de conflits, d’en faire inscrire la mention au procès-verbal de la réunion du conseil au cours de laquelle ces contrats sont soumis aux administrateurs et de s’abstenir de participer aux délibérations et de voter sur ces questions. Le défaut de dévoiler sa situation de conflits pourrait entraîner l’annulation de ces contrats.

Le Code Civil impose en outre aux administrateurs l’obligation de dévoiler à l’organisme tout intérêt qu’ils ont dans une entreprise ou une association susceptible de les placer en situation de conflits par rapport à l'organisme. Cela pourrait s’appliquer lorsque, par exemple, un administrateur est un fournisseur de biens ou de services de l’organisme ou encore qu’il détient des intérêts dans une entreprise de cette nature ou y occupe une fonction importante.

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Le choix d’un administrateur, une responsabilité importante ?

En vertu de la Loi sur les compagnies, les administrateurs d’un organisme sans but lucratif constitué en vertu de cette loi sont les personnes physiques en qui les membres de cet organisme placent leur confiance et qu’ils élisent pour administrer et gérer efficacement et conformément aux lois en vigueur les affaires de l’organisme en question.

Conséquemment, les membres doivent ou du moins devraient accorder beaucoup de soin et d’attention au choix des personnes qu’ils élisent au titre d’administrateur de l’organisme dont ils font partie. Du choix qu’ils font pourrait dépendre en bonne partie la bonne ou la mauvaise administration de l’organisme.

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On nous demande souvent en quoi consiste le rôle d’un administrateur d’un OSBL ?

Les administrateurs d’un organisme sont les mandataires de cet organisme et non de ses membres, même s’ils ont été désignés ou élus par ces derniers, et ils sont chargés en vertu de la loi d’administrer les affaires de l’organisme et de gérer son patrimoine propre. Le patrimoine de l’organisme n’appartient d’ailleurs pas à ses membres et ces derniers, à la différence des actionnaires d’une compagnie, n’ont droit à aucune part de ce patrimoine, lorsqu’ils cessent de s’affilier à l’organisme. De façon plus particulière, l’on doit s’attendre d’un administrateur qui comprend correctement le rôle qui lui est dévolu qu’il se comporte de la façon suivante :

1. Il reconnaît qu’il fait partie d’une équipe et agisse comme membre à part entière de cette équipe.

2. Il participe activement aux réunions du conseil et des comités dont il fait partie.

3. Il reconnaît que les tâches reliées à l’administration de l’organisme ne peuvent être assumées uniquement par les dirigeants de l’organisme et qu’en conséquence il accepte de s’impliquer dans les opérations et activités de l’organisme et de réaliser les mandats que le conseil souhaite confier à ses membres.

4. Il fait preuve en tout temps de la plus entière solidarité face aux décisions prises par le conseil d’administration.

5. Il accepte de se rallier aux décisions prises par le conseil, même s’il s’était opposé à ces décisions.

6. Il évite d’émettre, suite aux décisions prises par le conseil, des commentaires défavorables relativement à ces décisions et de poser des gestes ou des actes qui y seraient contraires.

7. Il fait preuve de discrétion et s’abstienne de rapporter en public le contenu des discussions qui ont eu lieu lors des délibérations du conseil.

8. Il reconnaît que s’il ne peut être solidaire des décisions prises par le conseil, il a l’obligation de démissionner de ses fonctions.

9. Il comprend qu’il est le représentant de l’organisme sur le territoire de sa région.

10. Il prend les moyens nécessaires et se fasse aider, si besoin est, pour expliquer aux membres de sa région les raisons qui ont amené le conseil à prendre une décision ne leur convenant pas.

11. Il fait preuve de responsabilité en se faisant un point d’honneur de mener à terme les tâches qui lui ont été confiées et les mandats qui lui ont été dévolus.

12. Il démontre dans ses relations avec les autres membres du conseil de l’ouverture d’esprit face aux opinions qu’ils peuvent émettre à l’encontre de ses propres opinions.

13. Il accepte d’exercer ses fonctions dans le respect des règles de la majorité.

14. Il prend la précaution, s’il décide de ne pas renouveler son mandat, d’intéresser un autre membre de sa région à prendre la relève.

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